Pengurusan

oleh Helmi pada 22 Nov 2004

Proses Pengurusan

Pengurusan ialah proses merancang, menyelaras, memimpin dan mengawal aktiviti-aktiviti organisasi. Proses ini dilaksanakan bagi memastikan semua sumber yang dimiliki oleh organisasi, seperti sumber kewangan, fizikal, manusia dan maklumat, digunakan dengan berkesan dan cekap bagi mencapai objektif dan matlamat organisasi. Semua pengurus bertanggungjawab memantau perjalanan bahagian masing-masing dan mereka sentiasa terlibat dengan mana-mana proses pengurusan, setiap hari.

Perancangan
Proses perancangan ialah menentukan apa yang mesti dilakukan oleh organisasi dan bagaimana cara yang terbaik bagi melakukannya. Perancangan mempunyai tiga komponen utama. Komponen yang pertama bermula apabila kakitangan pengurusan atasan menetapkan matlamat yang hendak dicapai. Kemudian, komponen yang kedua berlaku apabila mereka membentuk strategi-strategi bagi mencapai matlamat itu. Selepas strategi-strategi itu siap dirangka, komponen yang terakhir ialah di mana kakitangan pengurusan atasan mereka bentuk pelan tindakan pada peringkat taktikal dan pengoperasian bagi melaksanakan strategi-strategi tadi.

Misalnya, semasa Pusat Rawatan Al-Hikmah (bukan nama sebenar) ditubuhkan, ahli lembaga pengarah dan kakitangan pengurusan atasannya menetapkan matlamat menjadikan pusat rawatan itu hospital swasta terunggul di utara Semenanjung Malaysia dalam masa 7 tahun. Bagaimanakah matlamat ini hendak dicapai? Antara strategi yang digariskan termasuklah mendirikan hospital yang hampir dengan kawasan yang padat dengan penduduk berpendapatan sederhana-tinggi iaitu antara RM2,000 RM4,500 dan tinggi iaitu lebih daripada RM4,500 dan melakukan promosi memperkenalkan pusat rawatan tersebut kepada masyarakat. Tindakan taktikal yang diambil bagi melaksanakan strategi yang pertama tadi termasuklah mengenal pasti kawasan yang paling sesuai bagi mendirikan hospital tersebut. Tindakan pengoperasian pula termasuklah kerja-kerja berurusan dengan pihak kerajaan tempatan, berunding dengan pemilik tanah dalam proses pembelian tapak hospital yang dikenal pasti dan berurusan dengan pihak bank bagi mendapatkan pembiayaan pembinaan dan pengendalian hospital berkenaan apabila siap nanti.

Bagi melaksanakan strategi kedua, tindakan taktikal yang dapat diambil termasuklah mengenal pasti saluran-saluran yang ada bagi membuat promosi mengenai perkhidmatan yang bakal ditawarkan oleh pusat rawatan berkenaan kepada orang ramai. Contohnya, membuat perencanaan bagi menggunakan media cetak seperti akhbar dan majalah-majalah, mengadakan majlis-majlis penerangan dalam organisasi-organisasi kerajaan dan swasta, menyertai pameran-pameran kesihatan yang dianjurkan oleh pihak kerajaan tempatan, kerajaan negeri, dan agensi kerajaan yang lain serta mengadakan majlis-majlis penerangan dalam kawasan-kawasan perumahan. Manakala tindakan pengoperasian yang dapat dilaksanakan termasuklah berurusan dengan semua pihak-pihak yang berkaitan seperti yang disebutkan bagi memastikan proses permohonan dan penjadualan dapat disiapkan dan dilengkapkan bagi pelaksanaan semua perencanaan pada peringkat taktikal.

Penyelarasan
Penyelarasan adalah proses menentukan cara yang terbaik bagi mengumpul, menyusun dan menggunakan semua sumber yang dimiliki oleh organisasi supaya hasil yang dikehendaki tercapai. Misalnya, syarikat berteknologi tinggi Hewlett-Packard (HP). Sejak penubuhannya, syarikat ini mengamalkan kaedah perniagaan pemencaran di mana semua anak syarikatnya mengeluarkan pelbagai produk bebas bagi menentukan masa depan masing-masing. Anak syarikat yang mengeluarkan dan memasarkan perkakasan mempunyai hala tujunya sendiri dan tidak mempunyai hubung kait dengan anak syarikat yang lain. Begitu juga halnya dengan anak syarikat yang mengeluarkan dan memasarkan perisian serta yang menawarkan pelbagai perkhidmatan selepas jualan.

Pendekatan ini didapati berjaya membolehkan HP mengaut keuntungan dan mengalami pengembangan yang pesat berbanding syarikat pesaing.Tetapi pada pertengahan tahun 1990-an, keadaan ini berubah. Pulangan terkumpul HP didapati semakin menurun. Daripada analisis yang dilakukan, didapati syarikat pesaing baru semakin banyak memasuki pasaran dan sentiasa memperoleh pulangan yang baik. Pada masa yang sama, setiap anak syarikat HP tadi turut serta bersaing sesama sendiri bagi merebut pelanggan yang sama.

Pihak pengurusan atasan HP berpendapat walaupun pendekatan pemencaran ini amat berjaya pada masa lampau, tetapi kini persekitaran industri berubah dan menuntut supaya penyelarasan yang rapi dibuat ke atas keseluruhan struktur organisasi HP. Akhirnya pada penghujung tahun 1990-an, syarikat berkenaan mengambil tindakan menggabungkan semua aktiviti yang berkaitan pengeluaran dan pemasaran produk perkakasan dan perisian serta perkhidmatannya di bawah suatu pelan strategik induk. Kini, anak-anak syarikat tadi saling bekerjasama dalam usaha menguasai pasaran dan berjaya mengembalikan keunggulan HP dalam industri produk dan perkhidmatan berteknologi tinggi.

Memimpin
Para pengurus mempunyai kuasa memberikan arahan kepada pekerja bawahan dalam segala aktiviti yang berkaitan dengan pencapaian matlamat organisasi. Walau bagaimanapun, pengurus yang hanya tahu mengarah bukanlah merupakan pemimpin yang baik. Pengurus yang berkesan mestilah mampu membimbing dan memotivasikan pekerja-pekerjanya supaya mencapai objektif-objektif organisasi. Misalnya, pendekatan yang diambil oleh pihak pengurusan di Roysan, sebuah syarikat pengacuan suntikan plastik di Selangor. Syarikat ini mempunyai kira-kira 700 orang pekerja pelbagai peringkat. Ia mengeluarkan produk panel plastik badan monitor komputer dan peti televisyen serta panel butang komputer, peti televisyen dan perakam video. Sebahagian besar pekerjanya adalah terdiri daripada pekerja lelaki. Ia mempunyai beberapa barisan landasan pemasangan yang dikendalikan oleh pekerja wanita.

Pada awal tahun 1990-an, syarikat ini berada dalam keadaan kemerosotan. Moral pekerja adalah rendah, kebanyakan pekerja datang kerja kerana terpaksa, tahap produk rosak adalah tinggi dan hubungan antara pekerja dengan pengurusan atasan tidak harmonis. Kemudian pada tahun 1995, Roysan mengambil seorang Pengurus Sumber Manusia yang baru. Setiap pagi beliau akan melawat pekerja pada semua bahagian dan mengambil sedikit masa berbual, bertanya khabar, mendengar keluhan pekerja-pekerja dan mendapatkan maklum balas berkenaan cadangan mereka memperbaiki keadaan dalam syarikat tersebut.

Daripada pengumpulan maklumat ini, beliau memperkenalkan pelbagai program dan aktiviti yang dapat meningkatkan semangat pekerja. Antaranya termasuklah memberikan anugerah dan ganjaran berbentuk kewangan bagi semua pekerja dalam bahagian yang cemerlang dan mencapai sasaran pengeluaran, hadiah sempena hari lahir setiap pekerja, majlis jamuan makan malam pada hujung tahun dan temasya hari keluarga pada bulan Ogos setiap tahun. Beliau juga menyarankan agar semua kakitangan pengurusan berkomunikasi secara berterusan dengan pekerja, prihatin dengan keperluan pekerja masing-masing, melayan mereka dengan baik dan menganggap pekerja sebagai aset yang terpenting kepada organisasi.

Dalam masa yang tidak sampai dua tahun, Roysan berjaya menjadi antara syarikat pengacuan suntikan plastik yang terbaik dalam industri berkenaan. Pekerjanya kembali bersemangat, kadar produk rosak berada pada tahap yang sangat rendah, perhubungan antara kakitangan pengurusan dan pekerja adalah baik, produktiviti dan mutu kerja meningkat dan tempahan tambahan bagi produknya turut sama meningkat. Secara keseluruhannya, pendekatan yang diambil oleh Pengurus Sumber Manusia berkenaan meningkatkan pulangan dan keuntungan Roysan.

Kawalan
Kawalan ialah proses pemantauan ke atas prestasi organisasi bagi memastikan semua objektif dan matlamat yang digariskan tercapai. Pengurus atasan perlu memainkan peranan yang besar dalam memberikan perhatian dan tumpuan kepada kecekapan kos dan keberkesanan pengoperasian.

Jenis-jenis Pengurusan

Semua pengurus melaksanakan fungsi-fungsi proses pengurusan iaitu merancang, menyelaras, memimpin dan mengawal. Tetapi tidak semua daripada mereka mempunyai tahap tanggungjawab yang sama ke atas aktiviti-aktiviti tersebut. Pengurus-pengurus dalam organisasi dapat dibahagikan mengikut tahap dan tanggungjawab yang dipikul.

Peringkat-peringkat Pengurusan

Dalam organisasi, tiga tahap asas pengurusan yang wujud ialah pengurusan atasan, pengurusan pertengahan dan pengurusan lini yang juga dikenali juga sebagai pengurusan barisan hadapan. Daripada segi nisbah, kebanyakan organisasi mempunyai jumlah kakitangan pengurusan lini yang paling ramai diikuti kakitangan pengurusan pertengahan dan yang paling sedikit bilangannya adalah kakitangan pengurusan pada peringkat atasan. Kuasa, tanggungjawab dan tahap kesukaran mengurus para pengurus ini semakin meningkat apabila mereka berada pada peringkat yang lebih tinggi dalam organisasi.

Pengurus Atasan
Nama-nama jawatan yang biasa diberikan kepada para pengurus atasan termasuklah Presiden, Pengarah Urusan, Ketua Pengarah, Pengurus Besar dan Naib Presiden. Mereka dilantik oleh ahli lembaga pengarah syarikat bagi memantau perjalanan dan prestasi syarikat supaya sentiasa mencapai objektif dan matlamat yang ditetapkan. Mereka juga bertanggungjawab merangka dasar dan tatacara organisasi, membentuk strategi persaingan, meluluskan semua keputusan penting yang menentukan masa depan organisasi dan dari semasa ke semasa menjadi wakil syarikat pada pertemuan-pertemuan dengan syarikat lain ataupun badan-badan kerajaan yang lain.

Pengurus Pertengahan
Para pengurus pertengahan berada dalam kelompok tahap kedua selepas pengurus atasan. Mereka juga mempunyai bidang kuasa dan autonomi yang tidak kurang pentingnya. Nama-nama jawatan yang biasa disandang termasuklah Pengurus Kilang, Pengurus Operasi, Pengurus Bahagian dan Pengurus Perjawatan. Jika pengurus atasan bertanggungjawab membentuk dasar, tatacara, dan strategi syarikat, maka para pengurus pertengahan pula bertanggungjawab melaksanakannya dengan cekap dan berkesan.

Misalnya jika pengurus atasan menetapkan dalam masa 12 bulan syarikat akan melancarkan produk mereka yang terbaru, maka semua pengurus pertengahan perlu menggembleng tenaga memastikan sasaran yang ditetapkan itu tercapai. Mereka perlu memikirkan secara bersama dan membuat keputusan bagaimana objektif tersebut dapat direalisasikan.

Pengurus Lini
Pengurus lini tidak semestinya memegang jawatan pengurus. Penyelia ataupun Pengurus Projek, Ketua Pasukan Kerja, dan Ketua Lini memainkan peranan pengurusan pada barisan hadapan. Walaupun para pengurus lini banyak menghabiskan masa kerja harian mereka memantau para pekerja di bawah jagaan masing-masing, ini tidaklah bermakna tanggungjawab mereka terhad setakat itu sahaja.

Misalnya, seorang Penyelia Projek di tapak pembinaan. Beliau bukan sahaja perlu memastikan semua pekerja melaksanakan kerja masing-masing, malah dari semasa ke semasa beliau perlu berinteraksi dan berurusan dengan pembekal bahan binaan, pegawai-pegawai kerajaan yang lain, pengurus pertengahan dan kadangkala turut sama membuat laporan tertentu kepada pengurus atasan di ibu pejabat.

Bidang Fungsian Pengurusan

Dalam kebanyakan syarikat besar, para pengurus atasan, pertengahan dan bawahan ditempatkan di bahagian fungsian tertentu seperti di bahagian sumber manusia, operasi, pemasaran, sistem maklumat, dan kewangan.

Pengurus sumber manusia
Dapat dikatakan semua organisasi mempunyai pengurus sumber manusia ataupun sekurang-kurangnya individu tertentu yang menjalankan fungsian seorang pengurus sumber manusia. Antara bidang tugas beliau termasuklah membuat pengambilan dan melatih pekerja, menguruskan penilaian prestasi kerja mereka dan menguruskan perihal penggajian semua pekerja.

Dalam kebanyakan syarikat besar, bahagian sumber manusia dibahagikan kepada beberapa unit yang berbeza seperti unit pengambilan dan pemilihan, unit penggajian dan unit perhubungan pekerja. Setiap unit ini akan dikepalai oleh seorang ketua unit. Manakala bagi sebuah syarikat yang bersaiz sederhana pula, semua fungsian ataupun bidang tugas ini dikumpulkan di bawah satu bahagian. Bagi sebuah syarikat bersaiz kecil pula, ia akan cenderung menggunakan seorang individu dengan dibantu seorang penolong ataupun kerani menjalankan semua fungsian sumber manusia. Dengan kata lain, tidak ada bahagian ataupun unit sumber manusia yang khas diwujudkan.

Pengurus operasi
Perkataan operasi itu sendiri merujuk kepada sistem yang digunakan oleh syarikat bagi mengeluarkan produk ataupun menawarkan perkhidmatan. Oleh yang demikian, antara bidang tugas seorang pengurus operasi termasuklah menguruskan aktiviti pengeluaran produk, menguruskan inventori (bahan input, produk separa siap dan produk siap) dan pengawalan kualiti produk. Bagi syarikat yang besar, setiap fungsian tadi diletakkan di bawah unit-unit yang berbeza dan diketuai oleh pengurus-pengurus yang berbeza. Bagi syarikat yang bertaraf global, ia akan mempunyai pengurus atasan bagi fungsi ini. Misalnya, Presiden Bahagian Operasi bagi Asia Pasifik ataupun mungkin juga Pengurus Besar Operasi bagi wilayah Eropah Barat. Sejak kebelakangan ini, fungsi pengurus operasi menjadi semakin penting dan amat dikehendaki sektor perkhidmatan.

Pengurus pemasaran
Aktiviti yang biasanya tertakluk di bawah bidang tugas fungsi pemasaran termasuklah membangunkan, menentukan harga, mempromosikan, dan mengedarkan produk dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh syarikat. Oleh itu, tanggungjawab utama seorang Pengurus Pemasaran adalah memastikan produk dan perkhidmatan yang syarikat tawarkan sampai dan digunakan oleh pelanggan.

Aktiviti pemasaran adalah sangat penting bagi syarikat yang mengeluarkan dan menjual produk pengguna seperti yang dilakukan oleh Unilever, Nestle dan PepsiCo. Syarikat sebegini mempunyai ramai pengurus pemasaran pada pelbagai peringkat. Misalnya, mereka mungkin mempunyai Naib Presiden Bahagian Pemasaran dalam syarikat induk (pengurus atasan), beberapa orang Pengurus Wilayah bagi Asia, Amerika, dan Eropah (pengurus pertengahan) dan sejumlah pengurus pemasaran bagi negara di mana subsidiari syarikat berada (pengurus lini).

Pengurus sistem maklumat
Dalam suasana persekitaran perniagaan hari ini yang semakin mencabar, kebanyakan organisasi amat bergantung kepada maklumat yang lengkap dan terkini berkaitan kebanyakan perkara untuk pertimbangan dalam proses pembuatan keputusan. Oleh itu semua organisasi besar mewujudkan fungsian sistem maklumat yang diterajui oleh pengurus-pengurus dalam bidang ICT. Pengurus-pengurus sistem maklumat berperanan membentuk dan melaksanakan sistem maklumat bagi mengumpul, menyelaras, dan menyebarkan maklumat kepada semua pihak yang berkepentingan dalam organisasi.

Walaupun fungsian ini suatu bidang yang baru, namun ia sedang mengalami pengembangan yang pesat. Sesetengah syarikat besar mempunyai jawatan Pengurus Besar Sistem Maklumat yang bertanggungjawab memantau keberkesanan dan kecekapan perlaksanaan sistem yang dibentuk. Pengurus pertengahan sistem maklumat biasanya membantu membentuk sistem maklumat pada peringkat jabatan. Juru analisis sistem dapat dianggap berperanan sebagai pengurus lini yang bertugas memantau perlaksanaan sistem pada peringkat jabatan.

Pengurus kewangan
Hampir semua organisasi mempunyai pengurus kewangan yang bertanggungjawab merancang dan memantau fungsian perakaunan dan perolehan sumber kewangan. Jawatan-jawatan yang terlibat termasuklah Pengarah Bahagian Kewangan, Pengurus Besar Bahagian Kewangan (pengurusan atasan), Pengurus Kewangan, Pengurus Perakaunan (pengurusan pertengahan), Penolong Pengurus Perakaunan, Penolong Pengurus Kewangan dan Penyelia Kewangan (pengurusan lini / barisan hadapan).

Antara bidang tugas mereka adalah memikirkan bagaimana mendapatkan sumber modal bagi pihak syarikat. Adakah dengan membuat pinjaman daripada institusi kewangan, ataupun menjual saham syarikat kepada orang awam dan pihak institusi, ataupun gabungan kedua-duanya. Selain daripada itu, mereka juga perlu merekodkan segala transaksi yang berlaku bagi memudahkan kerja-kerja pemantauan dan penyelarasan berkaitan kewangan.

Lain-lain jawatan pengurus
Sesetengah firma mempunyai jawatan pengurus bagi menjalankan fungsian-fungsian tertentu. Misalnya, Pengurus Perhubungan Awam, Pengurus Penyelidikan dan Pembangunan Produk dan Pengurus Keselamatan dan Kesihatan. Kepelbagaiannya adalah berdasarkan keperluan setiap organisasi yang berbeza. Tidak ada suatu pendekatan yang piawai yang mesti diikuti.