Kemahiran Mengurus yang Asas

oleh Helmi pada 22 Nov 2004

Seperti yang dibincangkan lebih awal, jawatan pengurusan dalam organisasi adalah pelbagai. Walau bagaimanapun, kejayaan mereka dalam menguruskan tugasan masing-masing dengan berkesan adalah bergantung kepada kemahiran dan keupayaan yang mereka miliki. Secara idealnya, seorang pengurus yang berkesan mestilah sekurang-kurangnya mempunyai kemahiran pada aspek teknikal, perhubungan perorangan, konseptual, pembuatan keputusan dan pengurusan masa. Tetapi secara realitinya, kemahiran-kemahiran ini tidaklah begitu mudah dikuasai kesemuanya. Amat sedikit sekali pengurus yang berkemampuan untuk cekap dalam setiap bidang kemahiran yang disebutkan.

Kemahiran Teknikal

Kemahiran teknikal ialah kemahiran yang diperlukan bagi melaksanakan tugasan-tugasan tertentu yang spesifik. Misalnya, seorang arkitek mestilah mempunyai kemahiran melukis pelan dan membentuk model-model bangunan, seorang mekanik kereta perlu tahu berkenaan kereta, punca-punca kerosakan dan bagaimana membaikinya dan seorang penjahit pakaian pula mestilah tahu bagaimana menentukan ukuran pakaian, menggunakan mesin jahit dan sentiasa mengemas kini pengetahuan berkenaan pola fesyen pakaian terkini. Kakitangan membangunkan kemahiran teknikal masing-masing melalui pembelajaran formal dan tidak formal serta daripada pengalaman sendiri dan orang lain. Kemahiran teknikal adalah sangat penting dimiliki oleh pengurus-pengurus lini. Para pengurus lini menggunakan kemahiran teknikal bagi membantu pekerja menyelesaikan masalah berkaitan pekerjaan, memberikan bimbingan berkenaan tatacara kerja yang betul dan menguruskan prestasi harian mereka.
Kemahiran Perhubungan Interpersonal

Pengurus yang berkesan juga perlulah tahu bagaimana berurusan dan berinteraksi dengan manusia. Keupayaan ini memerlukan kemahiran perhubungan Interpersonal. Seorang pengurus yang tidak tahu mengambil hati dan berhikmah dalam berurusan dengan pekerja akan mengalami masalah perhubungan bukan sahaja dengan pekerja bawahan, tetapi mungkin juga dengan rakan sekerja dan pegawai atasannya. Pekerja yang tidak berpuas hati dengan tingkah laku beliau mungkin akan berhenti kerja ataupun memohon dipindahkan ke bahagian lain ataupun terus bekerja dengan beliau tetapi dengan tahap moral yang rendah.

Keadaan ini dapat menyumbang kepada pencapaian produktiviti yang rendah.Walaupun kemahiran perhubungan perorangan diperlukan oleh semua pengurus pada semua peringkat, namun pengurus pertengahan adalah yang paling memerlukan kemahiran ini. Dari semasa ke semasa mereka perlu berurusan dengan pengurus atasan untuk menerima dan memahami maklumat berkenaan matlamat dan strategi syarikat. Seterusnya mereka perlu berurusan dengan pengurus lini untuk menyampaikan serta memberikan kefahaman kepada para pengurus lini berkenaan matlamat yang disasarkan dan bagaimana melaksanakannya.

Jika beliau tidak berkesan daripada segi komunikasi dan kemahiran perhubungan perorangan, beliau tidak akan mampu menyerap maklumat dengan cekap daripada pengurusan atasan dan pasti sukar menerangkannya kepada para pengurus lini.

Selain daripada itu, kadangkala perkara-perkara tertentu yang dilaporkan oleh pengurus lini terpaksa beliau sampaikan pula kepada pengurusan atasan. Beliau juga dari semasa ke semasa perlu menjadi jambatan penghubung antara jabatannya dengan jabatan-jabatan lain dalam organisasi. Kebanyakan pengurus mendapati kebolehan memahami perasaan dan kedudukan orang lain akan memudahkan orang lain memahami beliau. Keadaan ini dapat menyumbang kepada keharmonian yang berterusan dalam organisasi.

Kemahiran Konseptual

Ia adalah keupayaan seseorang pengurus supaya berfikiran kritikal bagi mengenal pasti dan menganalisis pelbagai keadaan serta mampu berpandangan jauh dalam melihat kedudukan masa hadapan syarikat. Kemahiran konseptual membantu pengurus mengenal pasti peluang-peluang dalam pasaran dan ancaman yang mendatang. Ia juga membantu pengurus meng-analisis kebarangkalian yang bakal diperoleh hasil daripada keputusan yang diambil. Keperluan kemahiran konseptual adalah pelbagai menurut peringkat pengurusan dalam organisasi. Pengurusan atasan adalah pihak yang paling memerlukan kemahiran ini berbanding pengurus-pengurus peringkat pertengahan dan barisan hadapan.

Ini kerana dalam menetapkan matlamat organisasi yang disasarkan, pengurus atasan perlu meneliti segala kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh organisasi. Selepas itu beliau perlu mengenal pasti apakah peluang di persekitaran luar yang dapat dimanfaatkan serta ancaman yang mendatang dan bagaimana menanganinya.

Kesemua faktor-faktor kekuatan dan kelemahan dalaman ini akan digandingkan dengan peluang-peluang dan ancaman dalam persekitaran luaran bagi membentuk strategi-strategi perniagaan yang berkesan bagi mencapai matlamat yang ditetapkan.

Kemahiran Membuat Keputusan

Ia merangkumi keupayaan para pengurus mengenal pasti dan meneliti permasalahan yang timbul. Selepas itu diwujudkan alternatif-alternatif tindakan yang dapat diambil bagi menyelesaikan permasalahan tersebut.

1. Mengenal pasti permasalahan yang timbul, mengumpulkan maklumat dan fakta dan membentuk alternatif-alternatif bagi menyelesaikan masalah berkenaan.

Apabila syarikat mengalami kadar yang menurun daripada segi produktiviti, pengurus-pengurus perlu mengenal pasti apakah yang menjadi punca masalah. Adakah motivasi pekerja menurun? Jika benar, apakah yang menyebabkan motivasi yang rendah tersebut. Adakah penyelia mereka tidak empati dengan keadaan mereka? Adakah mereka tidak berpuas hati dengan tahap gaji yang diperoleh sekarang? Ataupun mungkin wujud faktor-faktor lain yang tidak disedari oleh pihak pengurusan.

2. Menilai setiap alternatif dan memilih alternatif yang terbaik bagi dilaksanakan.

Selepas mengenal pasti punca masalah, barulah para pengurus dapat merangka alternatif-alternatif tindakan yang bersesuaian diambil bagi menyelesaikan masalah tersebut. Contohnya, memberikan latihan komunikasi dan perhubungan perorangan kepada penyelia-penyelia, melakukan pelarasan gaji pekerja, cuba bantu menyelesaikan masalah peribadi pekerja jika berkaitan dan lain-lain seumpamanya. Selepas disenaraikan semua kebarangkalian alternatif, barulah pengurus-pengurus menilai setiap satunya dan memutuskan memilih alternatif yang terbaik yang dirasakan dapat menyelesaikan permasalahan yang timbul.

3. Melaksanakan alternatif pilihan dan memantau secara berterusan bagi menilai keberkesanannya.

Selepas alternatif yang terbaik dipilih, pihak pengurusan dapat melaksanakannya dengan segera. Dari semasa ke semasa perlaksanaan alternatif tersebut perlu dipantau dan dinilai bagi mengetahui sama ada ia memberikan kesan positif ke arah menyelesaikan masalah yang timbul. Jika benar, maka perlaksanaannya perlulah diteruskan sehingga masalah tersebut selesai. Jika tidak, maka perlulah dikenal pastikan punca yang menyebabkan ketidakmampuan alternatif tersebut menyelesaikan permasalahan yang timbul. Mungkin alternatif yang dipilih merupakan alternatif yang salah. Mungkin juga alternatif yang dipilih adalah pemilihan yang tepat tetapi perlaksanaannya tidak dibuat dengan betul. Selepas pengenalpastian dan usaha pembaikan dibuat, barulah selepas itu alternatif yang dipilih dilaksanakan lagi sehingga permasalahan berjaya diselesaikan.

Kemahiran Menguruskan Masa

Para pengurus pada semua peringkat mestilah memastikan mereka menggunakan masa kerja mereka dengan produktif. Setiap saat yang berlalu mestilah menyumbang kepada prestasi syarikat yang cemerlang secara berterusan. Keupayaan para pengurus menggunakan masa dengan produktif ini memerlukan kemahiran pengurusan masa. Katakan seorang Pengurus Besar sebuah syarikat korporat dibayar gaji sebanyak RM 88,000 sebulan. Andaikan beliau bekerja 22 hari sebulan (syarikat bercuti rehat setiap hari Sabtu dan Ahad) dan 8 jam sehari. Gaji sehari beliau adalah RM4,000 ataupun RM500 sejam ataupun RM8.33 seminit. Dengan kata lain, setiap minit yang pengurus tersebut bazirkan sebenarnya merupakan kos kepada syarikat yang akhirnya dapat menyumbang kepada pengurangan keuntungan korporat dan dividen pemegang saham.

Walaupun kebanyakan pengurus menerima pendapatan bulanan yang lebih rendah daripada pengurus besar tadi, ini tidaklah bermakna mereka dapat menghabiskan masa bekerja dengan aktiviti-aktiviti yang tidak berfaedah. Setiap pembaziran masa akan menjadi kos terkumpul kepada syarikat.

Bagi menguruskan masa dengan berkesan, para pengurus mestilah sekurang-kurangnya peka kepada empat faktor utama yang menyumbang kepada pembaziran masa. Faktor-faktor tersebut termasuklah:

Pendokumentasian
Sesetengah pengurus membuang masa yang terlalu banyak menyisihkan dokumen-dokumen yang diterima. Kebanyakan dokumen yang diterima adalah rutin dan sepatutnya dapat diselesaikan dengan segera. Pengurus-pengurus perlu belajar mengenal pasti dokumen-dokumen penting yang perlu diberikan keutamaan dan perhatian segera.

Telefon
Menurut suatu kajian, para pengurus sentiasa menerima panggilan telefon pada setiap 5 minit. Bagi menguruskan panggilan telefon ini, pengkaji mencadangkan supaya setiausaha membantu pengurus menapis panggilan yang diterima dan meluangkan masa tertentu dalam sehari bagi membuat panggilan balas kepada panggilan yang dianggap penting. Bagi syarikat yang lebih kecil, mungkin para pengurus dapat menggunakan mesin penjawab telefon bagi menapis panggilan yang diterima.

Mesyuarat
Kebanyakan pengurus yang sibuk akan terlibat dengan menghadiri mesyuarat sehingga empat jam sehari. Bagi memastikan mesyuarat yang dijalankan adalah produktif, pengerusi mesyuarat mestilah menjelaskan agenda yang akan dibincangkan, memulakan mesyuarat tepat pada masanya, memastikan semua perbincangan tidak tersasar daripada agenda dan menamatkan mesyuarat tepat pada masa yang ditetapkan. Sesetengah organisasi menjalankan mesyuarat dalam keadaan berdiri supaya semua perbincangan menjurus kepada perkara-perkara penting yang ditetapkan sahaja.

E-mel
Kini, akibat ledakan teknologi maklumat dan komunikasi, pengurus-pengurus semakin bergantung kepada penggunaan e-mel bagi mempercepatkan proses penyebaran dan penerimaan maklumat. Seperti dokumentasi dan panggilan telefon, pesanan e-mel juga banyak antaranya adalah yang tidak penting dan kadang kala yang tidak berkaitan langsung dengan pekerjaan. Pengurus perlu tahu mengenal pasti pesanan e-mel yang berguna dan penting sahaja kepada beliau. Jika tidak, lebih banyak masa dihabiskan membaca kandungan pesanan yang tidak berfaedah kepada produktiviti dalam organisasi.

Kemahiran pengurusan pada alaf baru
Antara kemahiran pengurusan yang dilihat semakin penting hari ini adalah pengurusan global dan pengurusan teknologi.

Kemahiran pengurusan global menuntut para pengurus menyiapkan diri masing-masing dengan teknik, instrumen, dan pengetahuan yang tertentu bagi bersaing pada peringkat antarabangsa. Mereka perlu memahami persekitaran budaya, pasaran, ekonomi, politik dan perundangan di negara asing. Mereka juga perlu arif berkenaan motif dan strategi perniagaan syarikat pesaing memasuki pasaran asing. Dengan kata lain, syarikat-syarikat perlu menyumbang dalam menyediakan para pengurus menjadi pengurus operasi pada peringkat antarabangsa. Para pengurus tempatan perlu diberikan pendedahan berkenaan persekitaran antarabangsa dengan menghantar mereka bertugas di negara asing dari semasa ke semasa.

Kemahiran menguruskan teknologi adalah satu lagi keperluan kemahiran terkini yang penting. Pada hari ini, akibat pembangunan teknologi komunikasi dan pengkomputeran, penyebaran maklumat menjadi semakin cekap. Keadaan ini menyebabkan perubahan ke atas cara para pengurus berinteraksi sesama mereka dan secara tidak langsung mengubah struktur korporat.

Oleh kerana harga peralatan komputer semakin murah, kebanyakan syarikat besar melengkapkan setiap kakitangan masing-masing dengan komputer peribadi. Selain daripada itu, setiap pekerja dihubungkan di intranet melalui Rangkaian Perhubungan Tempatan atau LAN. Dengan adanya rangkaian ini, maklumat tidak lagi hanya bergerak dari atas ke bawah, sebaliknya ia dapat dikongsi bersama oleh seluruh ahli organisasi pada masa yang sama.

Hasilnya, keputusan dapat dibuat dengan lebih cepat dan lebih ramai kakitangan dapat turut serta dalam proses pembuatan keputusan tersebut. Keberkesanan menguruskan teknologi hanya akan menjadi kenyataan sekiranya para pengurus bersedia belajar memanfaatkannya secara cekap dan bijak.