Inventori dan Kawalan Inventori

oleh Helmi pada 23 Jul 2004

Inventori atau stok memainkan peranan besar dalam sesuatu perniagaan. Ini kerana kedudukannya sebagai aset terpenting yang menjadi nadi dan nyawa kepada kesinambungan operasi.

Sesuatu perniagaan itu terus wujud kerana ia beroperasi dalam jualan yang berterusan bagi barangan atau menawarkan perkhidmatan. Hasil daripada penawaran barangan ataupun perkhidmatan itu dibayar dalam bentuk harga.

Bagi perniagaan yang berbentuk pembuatan atau pengeluaran barangan, barangan yang dihasilkan untuk dijual dinamakan inventori.

Manakala perniagaan yang bersifat perdagangan, barangan yang dibeli untuk dijual semula itulah yang dikatakan inventori. Contohnya, bagi peniaga beras, beras yang dibeli bagi tujuan dijual semula adalah inventori. Namun begitu, bagi seorang peniaga basikal, beras yang dibeli bagi tujuan kegunaan rumah tangga bukanlah inventori kerana ia dibeli bukan bertujuan dijual semula tetapi lebih kepada kegunaan peribadi pemiliknya.

Apa itu inventori? Ia juga dikenali sebagai stok oleh sesetengah peniaga. Inventori atau stok memberi maksud yang sama.

Perkataan stok biasanya dikaitkan dengan saham. Tetapi stok di sini bermaksud barang-barang atau bahan-bahan yang disimpan oleh sesebuah organisasi. Ia adalah bekalan pelbagai item yang disimpan bagi kegunaan pada masa akan datang dan sudah tentu dijual semula.

Perkataan inventori pula menjelaskan senarai item yang dipegang dalam stok. Istilah ini dipakai di mana-mana sahaja dan di Amerika perkataan inventori merujuk pada senarai stok dan stok itu sendiri.

Dalam perbincangan seterusnya, makna stok dan inventori diambil seperti mana yang difahami ramai orang dan ia membawa maksud yang sama. Perkataan ‘kawalan’ pula menjelaskan aktiviti. Maka kawalan inventori bermakna beberapa aktiviti dan tatacara yang digunakan bagi memastikan jumlah yang tepat bagi suatu item yang dipegang dalam stok.

Dua lagi istilah penting dalam kawalan inventori adalah item dan unit. Item adalah suatu jenis barangan yang disimpan dalam stok, jelasnya suatu entri dalam inventori. Unit menggambarkan saiz piawai atau kuantiti bagi item dalam stok. Katakanlah sebuah kedai menyimpan se karton tin sardin beratnya 500 gram setiap satu. Item adalah kesemua tin sardin 500 gram manakala unitnya adalah setiap tin sardin. Samalah juga dengan item bagi 500 mililiter air mineral dan unitnya adalah setiap botol air mineral. Petrol tanpa plumbum di stesen minyak adalah suatu item manakala unitnya adalah setiap liter petrol itu. Setiap organisasi memegang stok dalam pelbagai bentuk. Oleh sebab pegangan stok ini memerlukan belanja yang tinggi dan pengurusan yang teliti, persoalan asas sering ditimbulkan.

Persoalannya, “Mengapakah sesebuah organisasi perlu memegang stok?” Alasan utama adalah pegangan stok membolehkan organisasi itu mengendali perubahan dan ketidaktentuan dalam bekalan dan permintaan. Dengan kata lain, stok menyediakan suatu ruang antara pembekal dan pengguna.

Inventori dapat diklasifikasikan kepada dua kelas utama iaitu inventori perdagangan dan inventori pengeluaran.
Inventori perdagangan ialah yang mengandungi pelbagai item yang berbeza. Contohnya stor barang runcit, barangan makanan dalam tin, daging dan barangan susu. Item-item inventori jenis ini mempunyai sekurang-kurangnya dua ciri utama iaitu:
1.Ia dimiliki oleh syarikat itu sendiri.
2.Ia berada dalam keadaan bersedia untuk dijual dalam aktiviti biasa sesebuah perniagaan.

Bagi kategori inventori pengeluaran pula, ia juga dimiliki oleh syarikat. Dalam kes-kes tertentu, barangan-barangan yang ada di dalam stor belum berada dalam keadaan bersedia untuk dijual. Sebaliknya ia dibahagikan pula kepada tiga bahagian iaitu:

Barang siap
Barang siap ialah barang yang sudah siap diproses dan dijangka bersedia untuk dijual. Ia mengandungi adunan kos bahan mentah, buruh dan belanja-belanja. Pada umumnya ia mengubah rupa asal bahan dan wujud sebagai suatu barang siap yang bakal dibeli oleh pelanggan. Contohnya bahan utama membuat kereta adalah besi. Apabila besi ini diproses, rupa asal besi tadi berubah rupa bahkan ia diubah menjadi sebuah kereta.

Barang dalam proses
Barang dalam proses ialah barang yang belum siap sepenuhnya. Ia mungkin mengandungi 50% bahan, 30% belanja buruh dan 60% belanja-belanja lain. Ia dalam keadaan belum bersedia untuk dijual dan perlu diproses lagi bagi menyiapkan. Contohnya apabila pengusaha roti canai terpaksa melaporkan inventori, maka roti canai yang separuh siap berupa gandum yang diuli tetapi belum dibakar.

Bahan mentah
Bahan mentah dapat dibahagikan kepada dua iaitu bahan mentah langsung dan bahan mentah tidak langsung. Bahan mentah langsung ialah kos bahan mentah yang dapat dikenal pasti dengan jelas dalam pengeluaran sesuatu barangan. Ia biasanya boleh dilihat, disentuh dan dipegang dalam struktur barangan.

Contohnya, kayu adalah bahan mentah langsung dalam pengeluaran meja kayu. Manakala bahan mentah tidak langsung pula ialah bahan mentah yang tidak boleh dikenal pasti kepada sesuatu barangan yang khusus. Ini adalah kerana ia digunakan bagi manfaat pelbagai barangan. Contohnya bahan mentah yang digunakan bagi memperbaiki mesin dalam pengeluaran pelbagai jenis meja.