Kepentingan Mengagih Tugas

oleh Helmi pada 23 Jul 2004

Apabila membicarakan tentang persoalan mengagihkan tugas, saya teringat satu sesi soal jawab dalam sebuah seminar pengurusan yang dikendalikan oleh saya. Ada seorang peserta yang bangun dan bertanyakan satu soalan, bagai-manakah saya membahagikan masa ketika belajar di IPT. Ini kerana dalam masa yang sama saya menjadi Presiden MPP, Pengerusi BBMN, pengacara televisyen, guru tuisyen dan beberapa lagi komitmen yang lain.
Dengan senyum saya berkata, Kenapa kita asyik membahagikan masa, sehingga terlupa hendak membahagikan dan mengagihkan tugas? Kenapa kita sering kali melakukan sesuatu yang tidak sepatutnya kita lakukan? Sedarkah sebahagian daripada kerja dan beban yang saudara tanggung sekarang adalah milik orang lain? Dan sedarkah saudara semua berapa ramai orang yang kecewa kerana tugasan mereka ‘dirampas’ oleh orang lain?” Kemudian, dengan satu lontaran sebegitu, ramai yang mengangguk-angguk, dan di wajah mereka jelas ternampak satu idea baru yang begitu asing bagi mereka iaitu ‘mengagihkan tugas’.

Kenapa Perlu Agihkan Tugas?
Kenapa perlu bahagikan tugas? Jawapannya mudah kerana manusia mempunyai had dan batasan dalam melakukan sesuatu. Jika sebuah kereta mempunyai had laju hanya 160km sejam, saudara tidak berdaya memecut sehingga 190km sejam, atau kereta itu akan hancur. Begitu juga sebuah perahu yang hanya boleh memuatkan 5 orang penumpang, tidak boleh diisi lebih, ataupun penumpangnya akan mati kelemasan!
Jika kereta dan perahu ada had kerja mereka, sudah pasti manusia pun ada had kerja mereka. Begitu juga saudara! Sering kali berlaku di kalangan kita yang menjadi pak turut menerima apa sahaja yang disuruh dan melakukannya bersendirian. Tidak salah untuk menjadi orang yang ringan tangan (bahkan itulah yang sepatutnya), tetapi jangan pula sampai saudara tak cukup tangan yang dikejar tak dapat, yang dikendong berciciran.
Dalam organisasi, biasanya saudara mempunyai orang bawahan ataupun rakan sekerja ataupun pembantu peribadi. Mereka inilah yang boleh membantu saudara melakukan tugasan saudara yang tidak tertanggung itu. Jangan biarkan mereka ini kesepian tanpa tugasan. Hargailah mereka dengan mengagihkan sedikit tugasan saudara kepada mereka.
Jika dalam keluarga, suami boleh meminta tolong isterinya memandu kereta balik ke kampung, apabila si suami kepenatan bertugas diluar. Si isteri pula bisa juga meminta suami menanak nasi dan menjerang air sementara si isteri menukar lampin bayi kesayangan. Jika si isteri hendak melakukan semua, alamat tunggang gelangganglah si isteri dengan kerja-kerja itu. Oleh itu, janganlah menyeksa diri saudara, agihkan kerja.
Satu lagi alasan yang kukuh kenapa kita perlu mengagihkan tugas, adalah kerana dalam mana-mana organisasi, sudah ada struktur dan hierarkinya yang tersendiri. Ada jawatan yang diwujudkan, ada bidang kuasa yang diterima pakai, ada batasan kerja yang ditetapkan. Semua ini bertujuan memastikan organisasi itu berjalan dengan baik dan tersusun. Jika ada sesiapa yang tidak mematuhinya, alamat rosaklah organisasi itu. Oleh yang demikian, saudara kena sering bertanya, Adakah apa yang aku lakukan ini adalah apa yang patut aku lakukan? Atau aku telah menyusahkan diri sendiri melakukan tugas orang lain?
Membuat kerja orang lain bunyinya macam baik hati, tetapi bagi sesebuah organisasi, ia mungkin memudaratkan. Ada orang yang tidak suka kerja mereka diceroboh oleh orang lain seolah-olah kredibiliti mereka tercabar. Seolah-olah mereka pemalas dan tidak tahu buat kerja. Seolah-olah mereka tidak layak untuk kenaikan pangkat dan gaji.
Oleh itu, jika saudara mendapat beberapa tugasan, kenal pastikan terlebih dahulu adakah ia bidang kuasa saudara. Jika ia adalah bidang tugas orang lain, agihkanlah kepada mereka. Jika saudara masih ingin melakukannya, mintalah kebenaran daripada yang tuan punya kerja itu. Tetapi sebenarnya ini tidak digalakkan apabila saudara masih ada tugasan yang mesti saudara selesaikan