Kemahiran Mengagih Tugasan Untuk Pelajar

oleh Helmi pada 19 Jul 2004

Ini adalah satu lagi rahsia pelajar yang berjaya; iaitu kemahiran mengagihkan tugasan. Ada sesetengah pelajar yang menganggap bahawa kehidupan mereka sungguh sibuk dan penuh dengan tugasan yang perlu dibuat. Tetapi sebenarnya mereka ‘menyibukkan’ diri sendiri dengan bebanan kerja yang tidak sepatutnya mereka tanggung. Mereka terlalu ‘tamak’ untuk melakukan semua perkara, walhal ada perkara yang bukan menjadi urusannya.

Kita tahu di sekolah ada pelbagai organisasi, samada organisasi dalam kelas, persatuan, kumpulan belajar, dan banyak lagi. Dalam organisasi ini, sudah ada struktur dan hierarkinya yang tersendiri. Ada jawatan yang diwujudkan, ada bidang kuasa yang diterimapakai, ada batasan kerja yang ditetapkan. Semua ini adalah untuk memastikan bahawa organisasi itu berjalan dengan baik dan tersusun. Jika ada sesiapa yang tidak mematuhinya, alamat rosaklah organisasi itu. Oleh yang demikian, anda kena sering bertanya; adakah apa yang aku lakukan ini adalah apa yang patut aku lakukan? Atau aku telah menyusahkan diri sendiri melakukan tugas orang lain?

Membuat kerja orang lain bunyinya macam baik hati, tetapi sebenarnya ia merosakkan diri anda dan orang lain. Kalau anda sibuk melakukan ketua kelas, anda bukan sahaja akan menambahkan beban tugas harian, bahkan akan menimbulkan krisis di dalam kelas. Kalau sudah ada pembahagian kerja dalam kumpulan belajar (study group), buatlah kerja anda. Jangan pula sibuk dengan urusan orang lain.

9 Langkah Mahir Mengagih Kerja

Seorang pakar pengurusan Barat, Marc Mancini menggariskan 12 langkah yang mesti dikuasai jika anda ingin cemerlang dalam pengagihan tugas.

1.Kenalpasti tugasan yang hendak diagihkan. Kenalpasti apakah jawatan dan tanggungjawab anda sekarang. Adakah anda wajib untuk melaksanakan tugasan ini? Adakah ada orang lain yang sepatutnya melakukannya? Adakah anda mempunyai masa yang cukup untuk semua kerja? Apakah yang paling buruk akan berlaku jika ia diagihkan?

2.Tuliskan di atas kertas aliran perlaksanaan tugasan tersebut. Bagaimanakah cara untuk menjayakan tugasan tersebut? Anda perlu fikirkan apakah proses, keputusan dan dokumen yang perlu dalam melaksanakannya. Tuliskan ianya di atas kertas agar memudahkan orang lain memahami kerja tersebut.

3.Cari orang yang paling sesuai. Jika anda sudah mempunyai carta aliran tugasan anda, maka lebih mudah untuk anda menentukan orang yang paling sesuai untuk melaksanakannya.. Anda perlu pandai mengenalpasti kemahiran, bakat, dan minat rakan-rakan di sekeliling anda.

4.Bentangkan tugasan. Luangkan sedikit masa bersama mereka untuk menerangkan secara keseluruhan apakah tugasan yang hendak diagihkan. Anda tidak akan dapat membuat kek jika hanya memberikan separuh daripada resepinya kepada orang tersebut. Tunjukkan carta aliran yang telah anda buat. Galakkan dia supaya mengemukakan soalan.

5.Terangkan faedah-faedah.  Semua orang akan sentiasa bertanya “Apakah faedahnya perkara ini untuk saya?”. Walaupun mereka tidak mengungkapkan, tetapi ia pasti akan terdetik dalam hati mereka. Pada peringkat ini, kemahiran komunikasi dan kemahiran persuasif sangatlah penting.

6.Nyatakan standard anda secara terperinci. Kalau dia perlu menyiapkan pembentangan kelas, berapa mukasurat yang dia perlu siapkan? Apakah carta dan sisipan yang mesti disertakan? Berapa lama pembentangan itu nanti? Jelaskan apakah ukuran yang diinginkan.

7.Bincangkan tarikh akhir. Pernahkah anda menerima tugasan tanpa diberitahu bilakah tarikh akhirnya? Jika pernah, sudah tentu anda terfikir bahawa tugasan itu kurang penting bukan? Tarikh akhir akan mempengaruhi prioriti seseorang itu. Setiap kali anda menyerahkan tugasan, pastikan ada tarikh akhir. Berbincanglah dengan dia dan raikan pendapat dia dalam hal ini.

8.Galakkan soalan. Setelah selesai menerangkan semua yang berkaitan dengan tugasan tersebut, galakkan dia agar menanyakan soalan yang belum disuarakan. Jika tiada, buatlah pemeriksaan menyeluruh tentang tugasan yang baru sahaja diserahkan itu. Suruh dia menyimpulkan apa yang dia faham tentang tugasan itu secara keseluruhannya.

9.Pujian / Cadang pembaikan. Jika anda sudah berjaya mengagihkan tugasan dengan baik, ucapkan tahniah pada diri anda kerana berjaya melakukannya. Dalam masa yang sama, berilah sanjungan dan ganjaran (jika ada) kepada rakan anda yang melaksanakan tugasan tersebut. Kejayaannya melaksanakan tugasan tidak akan memudarkan anda, bahkan anda akan menjadi lebih ‘menyinar’ lagi.

Langkah-langkah di atas perlu dilakukan secara teratur dan satu persatu. Mungkin pada peringkat awal anda memerlukan senarai semakan setiap kali mengagihkan tugasan. Masukkan kesembilan-sembilan langkah di atas dalam senarai tersebut. Tandakan setiap kali anda selesai melakukannya. Lama-kelamaan, anda akan semakin cekap dan mahir dalam langkah-langkah ini.

9 Petua Mengagihkan Tugasan

 Sebentar tadi anda sudah tahu apakah langkah-langkah yang perlu anda lakukan untuk mengagihkan tugasan. Mungkin anda pernah cuba untuk mengagihkan kerja kepada rakan yang lain, tetapi setiap kali anda cuba melakukannya, ianya pasti gagal. Ada rakan yang menolak, ada yang buat tak tahu, bahkan ada yang  marah-marah kepadanya. Mungkin sembilan petua di bawah ini boleh membantu anda:

1.Hubungan mata: Pastikan anda mengekalkan hubungan mata yang mesra dan bertanggungjawab. Jangan sekali-kali menundukkan pandangan seperti anda rasa bersalah, atau memejamkan mata seperti anda tidak yakin, atau apa-apa tabiat pandangan yang tidak sihat.

2.Respek: Layanilah mereka dengan rasa hormat dan penghargaan

3.Dengar: Teliti apa yang diperkatakan oleh mereka, samada idea, luahan, atau apa-apa jua komennya. Anda sepatutnya berhati-hati  semasa mendengar seperti anda berhati-hati semasa bercakap.

4. Susun: Susun apakah yang hendak diperkatakan. Cakap hentam semberono sahaja.

5.Jangan menjangka: Usah memikirkan perkara yang bukan-bukan seperti anda akan diejek, dimarah, diperlekehkan dan sebagainya.

6.Galakkan soalan: Setelah menjelaskan tugasan, bukalah ruang seluas-luasnya untuk orang lain bertanya jika ada sebarang kemusykilan.

7.Minta pandangan: Anda juga perlulah meminta pandangan daripada mereka. Dengan ini secara tidak langsung anda akan dapat mengetahui status mereka dan juga dapat meningkatkan minat mereka terhadap tugasan tersebut.

8.Jangan bercakap ketika marah: Lebih baik diam. Jika anda terpaksa bercakap, tanyalah soalan, jangan beri apa-apa penjelasan.

9.Pandai ‘merenjis air mawar’. Ia adalah kuasa pujian dan penghargaan. Apa salahnya untuk berterima kasih dan mengenang jasa mereka yang telah membantu anda bukan?

Sekarang sepatutnya anda sudah boleh mengagihkan tugasan yang bukan ‘milik’ anda. Semak kembali senarai tugasan anda, dan tentukan kerja-kerja yang sepatutnya boleh diagihkan kepada rakan-rakan anda yang lain. Fahami sembilan langkah mengagihkan tugasan, dan mahirkan diri anda dengan sembilan petua mengagihkan tugasan. Semoga anda tidak lagi terbeban dengan kerja-kerja orang lain lagi selepas ini!

Penulis adalah konsultan pembinaan insan dan pengarah urusan Pusat Latihan Resipi Kejayaan (SURETEC). Beliau juga pengasas dan penaung kepada laman web kejayaan http://resipikejayaan.com/