Penubuhan Syarikat

oleh Helmi pada 23 Sep 2004

PENAJA

Soalan
Apakah maksud penaja syarikat?1

Jawapan
Akta Syarikat 1965 tidak memberikan definisi penaja. Walau bagaimanapun, penaja boleh ditakrifkan sebagai orang yang bertanggungjawab mengambil langkah-langkah perlu bagi tujuan menubuhkan syarikat.

Walau bagaimanapun, definisi penaja tidak meliputi golongan profesional yang menerima upah bagi menubuhkan syarikat. Oleh kerana itu, secara amnya individu yang menerima upah bagi tujuan menubuhkan syarikat tidak boleh dianggap sebagai penaja syarikat.

Soalan
Apakah peranan penaja syarikat?

Jawapan
Secara am, peranan penaja adalah merancang dan menentukan beberapa perkara berhubung dengan penubuhan syarikat. Contohnya, menentukan objek2 syarikat, memilih nama syarikat, memilih bank bagi tujuan membuka akaun, melantik juruaudit dan melantik setiausaha syarikat.

Penaja juga kadangkala perlu membuat perjanjian sewaan bagi tujuan mendapatkan premis untuk dijadikan pejabat berdaftar (registered office) atau tempat perniagaan syarikat.

Soalan
Apakah kedudukan kontrak yang dibuat oleh penaja sebelum syarikat didaftarkan?

Jawapan
Secara amnya, kontrak yang dibuat oleh penaja menjadi tanggungan penaja itu secara peribadi. Selepas ditubuhkan, syarikat boleh mengesahkan kontrak yang dibuat oleh penaja. Ini bermakna tanggungan kontrak yang dibuat oleh penaja (sebelum syarikat ditubuhkan) boleh diambil alih oleh syarikat.

Walau bagaimanapun, peralihan tanggungjawab ini hanya dapat dilakukan apabila syarat-syarat berikut dipenuhi:

1.Kontrak yang dibuat oleh penaja sebenarnya adalah kontrak yang diperbuat bagi pihak syarikat.

2.Syarikat, selepas ditubuhkan, perlu mengesahkan kontrak itu. Syarikat boleh membuat pengesahan (ratification) sama ada secara tersirat (implied) ataupun nyata (express).

Apabila salah satu daripada syarat di atas tidak dipenuhi, maka penaja bertanggungan secara peribadi ke atas mana-mana kontrak yang dibuat olehnya sebelum syarikat ditubuhkan.

Soalan
Adakah penaja dibenarkan menjual harta kepunyaannya kepada syarikat yang ditubuhkannya?

Jawapan
Penaja boleh menjual aset kepunyaannya kepada syarikat yang ditubuhkan dengan memperoleh keuntungan. Walau bagaimanapun, dia hanya dapat mengambil keuntungan itu apabila syarat-syarat berikut dipenuhi.

1.Penaja perlu menzahirkan (disclose) keuntungan yang diperoleh kepada lembaga pengarah syarikat; atau

2.Bagi syarikat awam, penaja boleh menzahirkan ke-untungan itu melalui prospektus yang diedarkan kepada orang awam.

Bagi syarikat persendirian, perkara yang berhubung dengan penzahiran (disclosure) keuntungan ini biasanya tidak mendatangkan sebarang masalah terutamanya apabila pengarah dan penaja merupakan orang yang sama.

Soalan
Apakah tanggungan penaja apabila ia membuat kenyataan yang tidak benar, palsu ataupun berunsur penipuan (fraud) semasa menubuhkan syarikat?

Jawapan
Penaja tidak boleh membuat sebarang kenyataan palsu, secara cuai, tidak benar ataupun sebarang perbuatan yang mempunyai unsur penipuan. Penaja bertanggungan secara peribadi (personally liable) jika dia berbuat demikian.

Soalan
Bolehkah penaja memperoleh sebarang upah atau bayaran daripada syarikat selepas menubuhkannya?

Jawapan
Secara amnya, penaja tidak boleh menerima sebarang upah atau bayaran kerana menubuhkan syarikat. Walau bagaimana-pun, penaja biasanya mendapat beberapa faedah dalam bentuk komisen ataupun saham daripada syarikat yang ditubuhkan. Sebarang faedah yang diperoleh oleh penaja perlu dizahirkan. Dalam keadaan di mana penaja dan pengarah adalah orang yang sama, masalah mendapatkan semula perbelanjaan menubuhkan syarikat biasanya tidak timbul.

PROSEDUR PENUBUHAN SYARIKAT: CARIAN NAMA

Soalan
Apakah langkah awal yang perlu diambil bagi menubuhkan syarikat?

Jawapan
Syarikat yang akan ditubuhkan perlu mempunyai nama. Penaja perlu memilih nama syarikat dan pemilihan nama itu perlu diluluskan oleh Pendaftar Syarikat.

Soalan
Bagaimanakah caranya memilih nama bagi syarikat yang akan ditubuhkan?

Jawapan
Bagi tujuan ini, carian nama (name search) perlu dilakukan. Borang 13A dikemukakan kepada SSM dalam dua salinan. Bayaran yang dikenakan adalah RM30 bagi setiap nama yang dikemukakan.

Soalan
Apabila nama yang dipilih itu diluluskan, berapa lamakah nama itu dirizabkan (reserved) kepada pemohon?

Jawapan
Jika sesuatu nama itu telah diluluskan, ia akan dirizabkan (reserved) kepada pemohon selama tiga (3) bulan dari kelulusan permohonan.3 Ini bermakna, langkah menubuhkan syarikat perlu dilakukan dalam tempoh itu. Jika tidak, carian nama baru terpaksa dilakukan.

Soalan
Bolehkah Pendaftar Syarikat menolak permohonan nama yang dicadangkan oleh pemohon?

Jawapan
Pendaftar Syarikat mempunyai bidang kuasa untuk menolak nama yang dicadangkan sekiranya pada pendapat beliau nama tersebut tidak diingini, nama tersebut telah digunakan atau dirizabkan kepada mana-mana orang atau nama tersebut tidak boleh digunakan berdasarkan arahan Menteri Perdagangan Dalam Negeri dan Hal Ehwal Pengguna.

DOKUMEN BERKAITAN DENGAN PENUBUHAN SYARIKAT

Soalan
Apakah dokumen yang diperlukan bagi tujuan menubuhkan syarikat?

Jawapan
Dokumen-dokumen berikut diperlukan bagi tujuan menubuhkan syarikat:

1.Memorandum syarikat
Dokumen ini perlu disetemkan dengan nilai RM100.006 dan salinan pendua pula disetemkan dengan nilai RM10.00.7

2.Artikel syarikat
Artikel asal syarikat juga perlu disetemkan dengan nilai RM100.009. Sementara salinan pendua pula disetemkan dengan nilai RM10.0010. Penerangan lanjut mengenai memorandum dan artikel syarikat akan dibincangkan dalam Bab 4.
3.Borang 48A: Akuan berkanun (statutory declaration)
Perlu dibuat sebelum pelantikan individu sebagai penaja atau bakal pengarah.

Bagi tujuan menubuhkan syarikat, sekurang-kurangnya dua orang penaja diperlukan. Kebiasaannya, penaja menjadi pengarah pertama syarikat. Setiap penaja ataupun bakal pengarah perlu menandatangani Borang 48A secara berasingan sebelum mereka boleh bertindak sebagai penaja ataupun pengarah. Borang 48A perlu ditandatangani di hadapan Pesuruhjaya Sumpah atau Hakim Mahkamah Seksyen atau Majistret atau lain-lain pegawai yang diberi kuasa berbuat demikian di bawah Akta Akuan Berkanun 1960.

Surat akuan berkanun itu perlu mengandungi pernyataan bahawa mereka:

a.Bukan seorang yang bankrap atau belum dilepaskan daripada perintah kebankrapan;

b.Tidak pernah disabitkan dengan sebarang kesalahan di mahkamah sama ada di dalam ataupun luar Malaysia berhubung dengan:
.Apa-apa kesalahan berhubung dengan penajaan, pembentukan ataupun pengurusan sesebuah perbadanan;

.Apa-apa kesalahan yang melibatkan penipuan atau tidak jujur dan dihukum penjara selama 3 bulan atau lebih; atau

.Apa-apa kesalahan di bawah seksyen 132, 132A atau 303 dalam tempoh lima tahun dari tarikh perakuan.

c.Tidak dihukum penjara kerana sebarang kesalahan yang disebutkan dalam perenggan (b) lima tahun sebelum tarikh perakuan;

d.Bersetuju untuk bertindak sebagai penaja atau pengarah syarikat.

4. Borang 6: Surat akuan berhubung dengan pematuhan segala peraturan yang ditetapkan. Surat akuan ini perlu ditandatangani oleh setiausaha pertama syarikat. Surat akuan itu hendaklah mengan-dungi penyataan bahawa segala keperluan yang ditetapkan dalam Akta Syarikat 1965 berhubung dengan penubuhan syarikat dan lain-lain perkara yang berkaitan dengannya telah dipatuhi.13

Daripada segi tarikh, borang ini adalah yang ter-kemudian berbanding dengan dokumen-dokumen lain di atas. Ini kerana, apabila dilihat daripada segi objektif, surat akuan ini adalah pengesahan berhubung dengan pematuhan ke atas segala keperluan undang-undang yang ditetapkan dalam Akta Syarikat 1965.

5.Salinan Surat Kelulusan Nama dan salinan asal Borang 13A.

6.Bayaran pendaftaran. Bagi syarikat yang mempunyai modal saham (share capital), bayaran pendaftaran adalah berdasarkan modal dibenarkan (authorised capital).14

Jumlah Modal Dibenarkan       Bayaran
                                Pendaftaran
Tidak lebih RM 100,000       RM 1,000
Lebih RM 100,000     Hingga     RM 500,000 RM 3,000
Lebih RM 500,000     Hingga   RM 1 juta RM 5,000
Lebih RM 1 juta     Hingga   RM 5 juta RM 8,000
Lebih RM 5 juta     Hingga   RM 10 juta RM 10,000
Lebih RM 10 juta     Hingga   RM 25 juta RM 20,000
Lebih RM 25 juta     Hingga   RM 50 juta RM 40,000
Lebih RM 50 juta     Hingga   RM 100 juta RM 50,000
Lebih daripada 100 juta       RM 70,00015

Bagi syarikat yang tidak mempunyai modal saham seperti syarikat berhad menurut jaminan, bayaran pendaftaran yang dikenakan adalah sebanyak RM 1,000.

7.Borang 48F. Perakuan daripada setiausaha syarikat (yang dinamakan dalam memorandum atau artikel) hendaklah dibuat dengan menggunakan borang yang ditetapkan.

Perakuan tersebut mengandungi pernyataan seperti berikut:
.Bahawa dia adalah setiausaha syarikat berkelayakan menurut seksyen 139A;

.Bahawa dia tidak hilang kelayakan di bawah seksyen 139C; dan

.Dia bersetuju bertindak sebagai setiausaha syarikat.16
8.Borang 46. Borang ini diperlukan jika artikel syarikat menetapkan bahawa pengarah dikehendaki mengambil saham ke-layakan (share qualification).

Jika artikel syarikat menetapkan sedemikian, maka pengarah perlu membuat Akujanji (undertaking) bahawa dia akan mengambil saham yang ditetapkan dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh pelantikan atau lain-lain tarikh yang lebih pendek sebagaimana yang ditetapkan oleh artikel syarikat.

Soalan
Adakah Pendaftar Syarikat mengeluarkan sijil bagi mengesahkan penubuhan syarikat?

Jawapan
Selepas semua keperluan yang ditetapkan bagi menubuhkan syarikat dipenuhi, Pendaftar Syarikat mengeluarkan Sijil Pemerbadanan dalam Borang 8 bagi syarikat awam ataupun Borang 9 bagi syarikat persendirian.

Soalan
Apakah kepentingan mempunyai Sijil Pemerbadanan pada syarikat?

Jawapan
Sijil Pemerbadanan penting bagi syarikat kerana ia adalah sijil kelahiran sesebuah syarikat. Ini bermakna bermula dari tarikh pemerbadanan (incorporation), sebuah syarikat yang mempunyai entiti yang berasingan daripada ahli-ahlinya diwujudkan.

Soalan
Apakah kandungan Sijil Pemerbadanan?

Jawapan
Sijil Pemerbadanan mengandungi maklumat berikut:
1.Nombor syarikat
2.Nama syarikat
3.Tarikh pemerbadanan
4.Jenis syarikat iaitu sama ada syarikat itu merupakan syarikat berhad menurut saham, syarikat berhad menurut jaminan atau syarikat tidak berhad
5.Status syarikat, sama ada ia adalah syarikat persendirian ataupun syarikat awam.

Soalan
Adakah terdapat dokumen-dokumen lain yang perlu dikemukakan kepada Pendaftar Syarikat selepas syarikat ditubuhkan?

Jawapan
Ada beberapa dokumen yang perlu dikemukakan kepada Pendaftar Syarikat dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh pemerbadanan. Dokumen-dokumen itu adalah seperti berikut:
1.Borang 49
Borang ini mengandungi maklumat sebagaimana yang tertera dalam Daftar Pengarah, Pengurus dan Setiausaha. Nama pengarah pertama, setiausaha dan pengurus syarikat perlu dinyatakan dengan jelas.

2.Borang 44
Notis ini berkaitan dengan pejabat berdaftar syarikat. Setiap syarikat dikehendaki oleh undang-undang untuk mempunyai pejabat berdaftar di Malaysia mulai tarikh syarikat mula menjalankan perniagaannya ataupun selepas 14 hari dari tarikh penubuhan syarikat (menurut mana yang lebih awal).

3.Borang 24
Borang ini berkaitan dengan pemberian saham kepada sekurang-kurangnya dua (2) penandatangan (subscribers). Bilangan minimum saham yang perlu diberikan ialah satu (1) unit bagi setiap subscriber.

Soalan
Bilakah syarikat boleh memulakan urus niaga?

Jawapan
Syarikat persendirian boleh memulakan urusannya serta melaksanakan kuasanya sebaik sahaja Sijil Pemerbadanan (Borang 9) dikeluarkan oleh SSM. Walau bagaimanapun, syarikat awam hanya boleh me-mulakan operasi dan melaksanakan kuasa-kuasanya apabila sijil bagi memulakan perniagaan (Borang 23) dikeluarkan oleh SSM.18