Siapa Lagi?

oleh Helmi pada 23 Jul 2004

Sebelum menerima sesuatu kerja dan tugasan, gunalah kaedah Siapa lagi? Ada dua syarat untuk kaedah ini.

Pertama, saudara mestilah dalam kedudukan mempunyai hak untuk berdiplomasi. Hak diplomasi adalah hak untuk saudara mempertikai, mencadangkan, bertanya, dan memberi idea. Jika saudara seorang pekerja bawahan, atau orang gaji, biasanya saudara tiada hak ini.

Tetapi apabila saudara bekerja dalam persatuan sukarela, ataupun bersama dengan rakan sekerja di pejabat, biasanya saudara mempunyai kuasa berdiplomasi. Cuma masalahnya, saudara yang tidak pernah menyedari kuasa ini, ataupun mungkin tidak pernah menggunakannya dengan betul.

Syarat yang kedua adalah, kaedah ini mesti digunakan dengan keikhlasan dan ketulusan hati. Jika tidak, ramai yang menyalahgunakannya dengan mencari alasan bagi menolak sesuatu tanggungjawab dan peluang. Jika ini berlaku, saudara sebenarnya menjadikan hidup saudara beku dan tidak ber-kembang. Jadi, beringatlah, jangan salah gunakan kaedah ini!

Bagaimana ia berfungsi? Caranya mudah, setiap kali kerja diserahkan kepada saudara, saudara perlu bertanyakan pada diri saudara sendiri, adakah saudara satu-satunya orang yang boleh melakukan tugasan itu? Adakah disebabkan kemahiran, pengalaman, integriti, autoriti dan faktor-faktor lain yang ada pada saudara, maka andalah satu-satunya orang yang perlu melakukannya? Soalan ini dibantu dengan satu lagi bentuk soalan sampingan, ada siapa-siapa lagi yang boleh me-lakukannya? Ini adalah cara mencari alternatif yang lain apabila saudara tidak dapat menyelesaikan tugasan yang diberikan.

Jika saudara sudah mempunyai tugasan yang banyak, dan melebihi had kemampuan saudara, dan dalam masa yang sama, terdapat ramai lagi orang lain yang berkemampuan melaku-kannya, berdiplomasilah bagi mengagihkan tugasan itu kepada orang lain. Bagaimana hendak melakukannya? Saudara perlu menggunakan bahasa dan adab yang betul dan tepat. Jika tidak, orang lain menganggap saudara hanya ingin mengelak semata-mata, tanpa alasan yang kukuh.

Oleh yang demikian, saudara hanya boleh menggunakan kaedah ini jika saudara perlu sahaja, dan jangan sekali-kali menggunakannya jika saudara ber-kemampuan, ataupun jika saudara sahajalah yang mampu melakukannya, kerana jika saudara ‘mempermainkan’ kaedah ini, kelak orang tidak lagi mempercayai saudara jika saudara benar-benar dalam kesempitan.

Bagaimana hendak berkomunikasi dengan betul bagi mengagihkan tugasan? Kita akan bincangkan sebentar lagi. Tetapi sebelum tu kita tengok dulu tip-tip lain yang boleh saudara gunakan dalam mengagihkan tugasan-tugasan saudara.

Bagaimana Hendak Melakukan Kaedah “Siapa Lagi?” dengan Berkesan?

Pertama, pastikan saudara benar-benar memahami apakah tugasan yang hendak diserahkan pada saudara. Jika saudara sudah dari awal lagi mendengar sambil lewa, saudara pasti dianggap sebagai menolak tugasan itu dari awal lagi. Biarpun saudara sudah mempunyai puluhan kerja pada hari itu, cuba luangkan sedikit masa untuk mendengar penjelasan tugasan, dan fahami apa yang dikehendaki. Saudara boleh mengulang-ulang setiap penjelasan dia, atau merumuskannya, sebagai tanda saudara benar-benar menghargai apa yang diperkatakan.

Kedua, nyatakan minat saudara untuk melakukannya. Lahirkan minat yang ikhlas dalam hati untuk membantu orang lain, atau untuk belajar daripada tugasan yang diberikan. Katakan seperti ” Hmmm.. menarik tu!” ataupun “Dari dulu lagi saya telah pun berhasrat hendak melakukannya.” ataupun “Saya memang berminat hendak membantu tuan, apatah lagi perkara ini sangat penting. Timbulkan rasa minat hendak melakukannya, tetapi oleh kerana tidak punya masa dan kemampuan, saudara terpaksa menolaknya.

Ketiga, jelaskan situasi saudara. Biarlah orang itu memahami situasi saudara yang sememangnya tidak dapat memenuhi perkara itu. Fahamkan mereka bahawa saudara sedang dan akan menjalankan beberapa tugasan yang sangat mustahak. Pilihlah perkara-perkara penting yang saudara sedang laksana-kan, atau akan laksanakan. Atau saudara boleh nyatakan sama beberapa tugasan yang memerlukan masa yang banyak. Fokus saudara ialah, biarlah dia berada dalam hidup saudara, dan seolah-olah merasai kesibukan yang saudara sedang dan bakal hadapi. Dengan itu, ia dapat menimbulkan ‘empati’ terhadap diri saudara.

Keempat, saudara gunakan komunikasi berbentuk meminta cadangan. Setelah orang itu memahami keadaan saudara yang tidak mampu melakukannya, mintalah cadangan daripadanya, supaya tugasan itu diberikan kepada orang lain. Saudara boleh ungkapkan seperti, Saya harap tuan faham situasi yang saya hadapi, tuan tahu ia bukan mudah untuk saya hadapi. Jadi, apa pendapat tuan tentang tugasan ini? Apa kata kalau kita minta Encik Azman melakukannya? Saya tahu dia mempunyai kemahiran yang cukup untuk melaksanakan tugas ini dengan baik. Ataupun saudara boleh sahaja berkata, “Saya rasa tuan lebih arif tentang bebanan kerja yang saya tanggung sekarang bukan? Saya tak tahu apa yang saya patut buat untuk menolong tuan, tetapi saya perlukan cadangan daripada tuan jika saya tidak dapat menerima tugasan ini”

Kelima, ucapkan terima kasih kepada orang itu kerana memahami situasi yang saudara hadapi. Nyatakan kekesalan saudara kerana tidak dapat membantu. Kemudian, nyatakan juga harapan saudara untuk membantunya pada masa hadapan jika berkemampuan. Senyumlah dengan mesra dan berjabat tanganlah sebelum berpisah.

Ucapkan terima kasih kepada ketua atau bos saudara apabila dia memahami keadaan saudara yang sibuk.